مدیریت پروژه ها جدا از اندازه پروژه ، به زمان ، تلاش و ضوابط نیازمند . تفاوت بین مدیریت پروژه های بزرگ و کوچک نه تنها در مقدار زمان ، تلاش و ضوابط است بلکه به فرآیند و ابزار ها نیز مربوط می شود . سیستم مدیریت پروژه فارسی هٌرم ، با هدف یکپارچه سازی مقاصد در پروژه های تیمی ( teamwork ) پایه ریزی و تهیه شده تا با فرایند های قابل مقایسه، ابزار های ساده شده ای را به منظور استفاده سریع در پروژه ها فراهم آورد .
اکنون زمان هیجان انگیزی برای ورود به حرفه مدیریت پروژه است ؛ حتی اگر تا به حال برای هیچ یک از پروژ های خود زمانبندی دقیق با مدیریتی پویا نداشته اید ، یا اگر در این حرفه تازه کارید و تخصصی ندارید ، از هٌرم کمک بگیرید !
از آنجایی که اهتمام ما برای مدیریت پروژه ها در حوزه تیمی است ، از استاندارد های موسسه PMI که همان راهنمای گسترده دانش مدیریت پروژه (PMBOK) است ، استفاده نموده ایم . راهنمای گسترده مدیریت پروژه مجموعه دانش مربوط به حرفه مدیریت پروژه را توضیح می دهد . این سیستم راهکار های جامع ، اثبات شده و رایجی را که کاربرد وسیع دارند و نوآوری مربوط به این حرفه را شامل می شوند را در خود جای داده است ، در ادامه مختصر توضیحی از این سیستم و توانایی های آن در handle یک پروژه تیمی را مورد بحث قرار می دهیم .
تمامی گردش کار در هٌرم ، حول پروژه ها ست .. برای شروع شما باید یک پروژه تعریف کنید .. پروژه ها یا پایان می یابند یا به صورت مستمر ادامه دارند .. در داخل هر پروژه قسمت های زیر تعبیه شده :
· تسک ها (tasks)
· نامه ها
· مایل استون ها
· فایل ها
· برچسب ها
· افراد درگیر پروژه
هر پروژه دارای بینهایت تسک لیست بوده که هر کدام شامل بینهایت تسک هستند .. تسک ها مواردی هستند که به یک شخص یا گروه نسبت داده می شود .. در واقع تسک ها همان وظایف کارمندان شما هستند و یا حتی وظایف خود شما !
تسک ها در قالب تسک لیست خود دسته بندی شده تا یک هدف مشخص را دنبال کنند ، هر تسک توسط شخصی که تسک به او نسبت داده شده باید در زمان خود انجام شده و تیک انجام بخورد ، در این صورت مدیر پروژه موظف به بررسی ، تایید یا عدم تایید تسک شده .. کارمند انجام دهنده تسک می تواند در قسمت نامه ها گزارشی از کار خود را درج کند تا مدیر پروژه از روند انجام آن آگاه شود ، همچنین امکان پیوست هر گونه فایل و عکس به نامه ها موجود است ..
هر نامه دارای محل بررسی (comment ) بوده که یک مکاتبه مستقیم بین مدیر پروژه و کارمند را برقرار میکند .. یعنی کارمند پس از ارائه گزارش کار منتظر نظر مدیر شده و بعد از نظر مدیر میتواند از خود دفاع یا از مدیر تشکر کند یا به هر طریق دیگر این مکاتبه را ادامه یا پایان دهد ..
همچنین تمام پروژه ها با میال استون های مخصوص خود از یک دیگر جدا شده و مدت زمان و طول پروژه را به صورت روز شمار برای افراد درگیر پروژه تعیین می کنند .
این چرخش مدیریت به صورت مستمر تا بینهایت ادامه داشته شما می توانید به هر میزان کارمند و پروژه به شرکـت خود بیافزایید ! و در موارد پیشرفته تر اقدام به تاسیس شعب جدید با مدیریت جداگانه (که همه زیر نظرات شما هستند) کنید . در این سیستم شما برای تک تک کارمندان خود سطح دسترسی های منحصر به فردی تعیین میکنید که با توجه به سمت خود در این امور شرکت کنند .. پایین ترین سطح دسترسی در هرم تنها سطح دریافت کار (Task Assignment ) است که کارمند فقط و فقط توانایی دریافت کار و سپس انجام و نهایتا ثبت گزارش آن را دارد .
هٌرم به گونه ای طراحی شده که به هر کاربر ( کارمند ) یک شناسه منحصر به فرد تعلق می گیرد ، وی می تواند هر زمان که خواست وارد سایت شده و تسک های مربوط به خود را مطالعه کند ! کار های انجام شده خود را ثبت یا به امور کارمندان هم طراز خود نظارت کند ، وی می تواند دیدگاهش را در مورد گزارش کار کارمندانی که گزارششان رامحدود به خود و مدیر نکرده اند مطرح کند و به صورت کاملا پویا درگیر تمام امور جاری پروژه شود .
لازم نیست که کارمندان شما هر روز وارد سایت شوند ؛ هٌرم به گونه طراحی شده که برای هر اتفاق یک E-mail به تمام افراد در گیر آن تسک می فرستد و در موارد پیشرفته تر مدیرانی که از نرم افزار مدیریتی Microsoft Outlook برای مدیریت e-mail های خود استفاده میکنند می تواند هٌرم را با outlook خود اصطلاحا sync کنند ، به این معنی که outlook به صورت خود کار تمامی وقایع مربوط به هٌرم را لحظه به لحظه به داخل تقویم خود منتقل کرده نیاز مدیر را برای چک کردن مستمر سایت کم میکند !
دست آخر اگر تمام تسک لیست های مربوط به یک پروژه تمام شوند ، از مدیر خواسته می شود که پایان پروژه را اعلام کند تا پروژه به صورت خود کار به بایگانی منتقل شود ، در هٌرم شما هر زمان که بخواهید می توانید به تمام سوابق پروژه های قبلی خود دسترسی پیدا کنید !
این نوشته تنها یک معرفی مختصر از این سیستم ساده بود تا نحوه کلی کار را در یک چهارچوب کلی بیان کند ، هٌرم یک سیستم اصطلاحا web-based به این معنی که تمام اتفاقات روی web انجام شده و برای دسترسی یه آن هیچ نیازی به حظور در شرکت نیست ! هدف اصلی طراحی این سیستم بیشتر برای شرکت هایی بوده که دارای چندین شعبه در مناظق مختلفند که هماهمنگی و نظرات مدیر کل را به تک تک کارمندان خود در هر کجا که باشــند امکان پذیر خواهد کرد . در زیر چارتی از قسمت های مختف هٌرم کشیده شده تا گستردگی و پوشش همه جانبه هٌرم در یک ساختار مدیریتی بیان کند .
جعبه ابزار، طراحی، توسعه و خدمات برای وب و دستگاه های سازگار
